20 kwietnia

Digitalizacja jako sposób na usprawnianie obiegu dokumentów, informacji, wiedzy.

  • Home
  • /
  • Blog
  • /
  • Digitalizacja jako sposób na usprawnianie obiegu dokumentów, informacji, wiedzy.

W warunkach nieustannych zmian technologicznych pojawia się wiele pojęć, które są próbą opisania zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, sposobów funkcjonowania organizacji czy sposobów wykonywania pracy w aspekcie jakim jest np. wymiana dokumentów, informacji i know-how. Jednym z takich pojęć jest właśnie digitalizacja.  

Digitalizacja – czym jest? 

Według definicji słownikowej dygitalizacjadigitalizacja to nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych odniesieniu do rzeczywistości firmowej w praktyce digitalizacja jest elementem tworzenia bardziej cyfrowego środowiska pracy. Informacja dostarczana wcześniej w formie analogowej jak np. umowa czy faktura w formie papierowej po zeskanowaniu zyskuje nowe życie w formie dokumentu cyfrowego poprzez przeniesienie jej do pamięci komputera czy do cyfrowej biblioteki. Szkolenie, które kiedyś musiało się odbywać w formie stacjonarnej może zostać zarejestrowane w formie audio czy wideo i udostępnione w formie elektronicznej.   

Przykłady zastosowania w biznesie 

Obszarów wykorzystania digitalizacji w praktyce może być wiele. Wspomniana już wymiana dokumentów jak umowy czy faktury to najbardziej oczywisty przykład. W przypadku gdy fizyczny dystans między firmami czy oddziałami firmy jest znaczny, możliwość przesyłania dokumentów w formie elektronicznej pozwala na sprawną pracę nad dokumentami, wymianę uwag, recenzowanie dokumentów, nanoszenie poprawek w oderwaniu od uzależnienia od dostawców pocztowych czy kurierów. Nie naraża też na utratę dokumentów, pomyłki w dostawach czy opóźnienia. Faktura wystawiona przez sprzedawcę w ciągu kilku chwil trafia do odbiorcy, ten może ją od razu przekazać do akceptacji do właściwej osoby w organizacji, a następnie przekazać ją do księgowania. Podobna sytuacja dotyczy umów, dokumentacji kadrowej, księgowej, sprawozdawczej, co usprawnia wymianę dokumentów na linii pracownik – firma, firma – biuro rachunkowe czy firma -urząd i odwrotnie.
Równie wiele korzyści można zaobserwować w obszarze pracy nad dokumentacją techniczną czy jej udostępnianiem. Dzielenie się wiedzą lub pozyskiwanie wiedzy jest znacznie prostsze w momencie skrócenia czasu dostępu do niej i ułatwieniu jej przekazywania. Nagrane szkolenie, skopiowana dokumentacja nie wymagają wysyłania pracownika na drugi koniec kraju czy świata. Wystarczy kilka chwil i może być pozyskana lub udostępniona za pomocą sieci.  

Korzyści dla przedsiębiorstwa 

Przekształcenie dokumentów i informacji do formy cyfrowej daje firmom wiele wymiernych korzyści. Przykładowo umożliwia ich łatwiejsze przetwarzanie, przekazywanie do współpracowników czy kontrahentów, a to z kolei ułatwia wykonywanie wielu zadań, przyspiesza procesy decyzyjne i skraca czas potrzebny na wymianę informacji oraz minimalizuje koszty ich wymianyprzechowywania i dostarczania, usprawnia przekazywanie know-how, zdalne wykonywanie pracy oraz zapewnianie bezpieczeństwa na etapie przekazywania i przechowywania informacji. 

W konsekwencji prowadzenie działalności biznesowej jest efektywniejsze, łatwiejsze oraz bezpieczniejsze, ponieważ w mniejszym stopniu narażamy się na utratę informacji, oczywiście przy założeniu, że firmowe sieci i sprzęty są należycie zabezpieczone, ale to już jest odrębny temat.  

Dlaczego dzisiaj digitalizacja jest tak istotna? 

Z digitalizacją mamy do czynienia od lat, ale w praktyce możliwości korzystania z tej formy przetwarzania dokumentów czy informacji nie były wykorzystywane maksymalnie, a wielu wypadkach szczątkowo. Jeśli już firma zdecydowała się na skanowanie umów czy faktur, to uznawano to za wielki krok naprzódOczywiście firmy technologiczne dostarczające narzędzi do digitalizacji czy do usprawniania obiegu informacji w firmach wskazywały na mnogość możliwych rozwiązań, ale często wskazania były traktowane w sposób teoretyczny. Jednakże obecna pandemiczna sytuacja dobitnie pokazuje nam, że firmy, które chcą efektywnie kontynuować działalność muszą oprzeć swoje procesy o dokumenty przekazywane w formie cyfrowej, w przeciwnym razie będą miały olbrzymie trudności z funkcjonowaniem. W momencie gdy zawieszony jest np. transport lotniczy wymiana wiedzy poprzez wysłanie pracownika na szkolenie za granicę jest realnym problemem, który z powodzeniem można wyeliminować korzystając ze szkoleń online czy z ich nagranych wersji udostępnianych za pośrednictwem sieci. Oddelegowanie pracownika do pracy zdalnej w sytuacji gdy ma swobodny dostęp do niezbędnych dla jego pracy dokumentów czy informacji również odbywa się znacznie płynniej niż w firmie, która odpowiedniego dostępu do informacji nie zapewnia ponieważ nadal większość dokumentów przetwarza w formie papierowej. Dziś bardziej iż kiedykolwiek dotąd widzimy, że oderwanie od papieru to konieczność, a przejście na cyfrowy obieg informacji może stanowić o być albo nie być firmy. 

​o Autorze

Anna Pamulska

Samodzielna specjalistka z doświadczeniem w sprzedaży i marketingu w branży IT, z otwartą głową na nowe trendy, wiedzę i możliwości oraz umiejętnością dzielenia się nimi. Doświadczenie w branży ERP/ IT zdobywała w zespole producenta systemu ERP enova365, budując i zarządzając siecią partnerską.

​Zobacz ​także:

Co definiuje poziom bezpieczeństwa informatycznego?

Wydało się, co jest słabe w naszym IT

​Dołącz do naszej społeczności!

>